El confinamiento al que obligó la llegada y propagación del coronavirus a Colombia forzó también al país a acelerar un proceso que, si  bien ya venía tomando auge con el paso de los años, todavía generaba cierta resistencia y temor entre algunos sectores en particular: la virtualidad.

Y es que hasta hace apenas unos meses, opciones como el teletrabajo seguía siendo visto de forma muy remota en muchas empresas, al igual que la educación completamente virtual, pues esta solo la contemplaban aquellos que se están formando a la distancia.

Pensar en la posibilidad de asistir a una misa a través de las redes sociales, cumplir una rutina de ejercicios o un entrenamiento físico por medio de un computador o un teléfono inteligente, y pasar horas y horas conectados a una reunión, no estaba en los planes de muchos, acostumbrados a la cotidiana interacción frente a frente; al contacto físico.

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Mucho más lejana aún era la idea de ver instituciones como el Congreso de la República, las asambleas o los concejos  sesionar y aprobar proyectos virtualmente; tampoco  a los jueces adelantar audiencias con los detenidos del otro lado de una pantalla. 

La educación en todas sus etapas también tuvo que adaptarse a los nuevos modelos y desde los más pequeños han empezado a comprender ya que las aulas de clase se transformaron, por un largo tiempo, en plataformas digitales de conexión. 

Lo mismo ocurrió con las grandes salas de juntas que tuvieron que trasladarse a Zoom, Google Meet, Teams y demás.

Pero como la sociedad no estaba preparada aún para lo que tendría que enfrentar, volcarse a la virtualidad ha implicado a su vez enormes retos en ese proceso de “reinvención”.

Parte del resultado de ese aprendizaje se ha traducido en anécdotas, para algunos imprudencias, que se han hecho públicas gracias a la misma inmediatez y alcance de las redes sociales, pero que han permitido entender que así como la vida cotidiana tiene sus propias reglas de conducta, cortesía o etiqueta, esta nueva era digital también ha supuesto la definición de ciertas formas de comportamiento que se deben tener en cuenta para hacer mucho más llevadero el momento que nos tocó vivir.

Hoy, tras casi tres meses de aislamiento social, las universidades, empresas y colegios están empezando a adoptar una serie de protocolos formales que se deben aplicar en cada encuentro, para una mejor experiencia en estas nuevas formas de interacción.

La propia Cámara de Representantes elaboró una lista de recomendaciones que deben tener en cuenta los congresistas a la hora de participar en las sesiones plenarias y en las respectivas comisiones.

La Sociedad Colombiana de Ingenieros también estableció unos lineamientos para garantizar una virtualidad mucho más respetuosa y llevadera. 

A continuación, presentamos algunas de esas reglas que han venido cobrando fuerza últimamente en las reuniones virtuales y que, de una u otra forma empiezan a ser exigidas a la hora de una conexión:

Puntualidad 

Si bien la interacción virtual tiene sus propias particularidades y dificultades, como la señal del internet o las fallas que puedan presentar las plataformas de conexión, esto no se puede convertir en una excusa para llegar tarde a los compromisos adquiridos. Es por esa razón que se recomienda ingresar con suficiente anticipación para evitar contratiempos. 

“La disciplina, la organización y la planeación son muy importantes para lograr  una reunión exitosa. Siga la misma norma como si estuviese en su oficina: llegue a la hora que fue citado. Entienda que llegar tarde a una videollamada es aún  más grave, pues no tiene que desplazarse a ningún lado”, es uno de los consejos del manual elaborado internamente por la Sociedad de Ingenieros.

Vestirse de forma apropiada

La casa se ha convertido en el escenario desde donde se desarrollan las actividades a las que a diario estábamos acostumbrados. Sin embargo, eso no significa que la presentación personal sea menos relevante que si se estuviera asistiendo a la oficina, a la universidad o a cualquier compromiso.

En ese sentido, la recomendación es que el uso de  una vestimenta adecuada debe seguir siendo un requisito indispensable a la hora de participar en una conexión.

El protocolo diseñado en la Cámara de Representantes establece, por ejemplo, que los dirigentes deben cumplir con una adecuada presentación, siguiendo los códigos de vestimenta aprobados para las sesiones. A pesar de esto, muchos siguen desacatando esta regla y son varios los que han sido captados sesionando hasta en pantaloneta.

Seleccionar el mejor espacio

El lugar desde donde se produzca la conexión debe ser el más adecuado, buscando garantizar que esté ordenado, no genere distracciones y cuente con buena luz y acústica.

Alerte que está en una conexión, para evitar interrupciones

Una de las escenas que ha empezado a volverse tendencia en las últimas semanas, es la de las interrupciones inesperadas mientras se está al aire desde la casa presentando noticias, atendiendo clases o en cualquier reunión.

Por esa razón, una de las reglas más importantes dentro de la virtualidad, es que si no hay un lugar privado en la casa desde el cual pueda establecer la conexión, advierta a  las personas que lo acompañan que se encuentra atendiendo un compromiso, para evitar así que terminen en frente de la cámara y lo hagan pasar un momento desagradable.

Cuidado con los ruidos

Parte de la importancia de escoger el mejor lugar para atender una cita virtual radica en que es necesario garantizar que no se presenten ruidos que puedan resultar molestos para los demás participantes, a la hora de activar el micrófono. Es por eso que se debe evitar estar cerca de una calle con alto flujo vehicular, de un ventilador, un televisor, un radio o equipo de sonido.

Tampoco abra paquetes de alimentos mientras tenga el micrófono encendido, ni se ubique cerca de la cocina, pues fácilmente se podría percibir el sonido de una licuadora, de los platos, cubiertos y demás.

Saludar y cerrar el micrófono

Una vez entre a la reunión, cita, clase o el compromiso que tenga asignado, cerciórese de tener el micrófono cerrado hasta tanto no se dé inicio al mismo. Activar la conexión sin percatarse de esto puede conllevar a que los demás escuchen lo que usted está diciendo y podría terminar pasando un mal momento. Cuando ingrese al encuentro salude amablemente y posteriormente cierre el micrófono hasta tanto sea necesario intervenir nuevamente. De esta forma evita las incómodas y hasta bochornosas interferencias.

Cuidado con la cámara

La cámara también es otro de los elementos de gran cuidado y manejo en la virtualidad, y prueba de ello son los diferentes inconvenientes que se han presentado en el desarrollo de las sesiones del Congreso, concejos, asambleas, jornadas de clase y demás. Por eso, actívela solo cuando crea estar listo para ingresar. En caso de que se llegue a presentar alguna distracción en su entorno apague la cámara mientras resuelve la situación.  

Pedir el uso de la palabra

Uno de los grandes desafíos que ha implicado el trabajo virtual es lograr un ordenado desarrollo de la sesión. Quienes han tenido muchas más dificultades al respecto son los docentes, particularmente los de los grados escolares más bajos, y aquellos que deben manejar grandes grupos de estudiantes. Es por eso que poco a poco han tenido que irles enseñando a sus alumnos que las diferentes plataformas de conexión tienen herramientas para solicitar el uso de la palabra, sin tener que interrumpir abruptamente las intervenciones de los demás, como chat internos y hasta la función de levantar la mano.

Lo mismo ocurre para las reuniones de otro tipo.   Hacer uso de estas opciones hace mucho más fluido y efectivo el encuentro virtual, especialmente cuando el número de participantes es grande.

Otros aspectos para tener en cuenta

-Si va a compartir pantalla, cerciórese de lo que tiene abierto, puesto que todos podrán verlo.

-Limite las distracciones: evite estar hablando por celular mientras tenga la cámara encendida, comiendo, o atendiendo otros asuntos mientras los demás lo observan.

-Hay que usar los mismos modales  y tratamientos que en cualquier otro tipo de reunión.

-Identifíquese siempre son su nombre, puesto que en una reunión o clase en la que participen muchas personas, será mucho más fácil localizarlo.

-No use el teclado del computador mientras está en una videoconferencia.

-Haga intervenciones cortas.