Expertos consideran que el nuevo modelo de trabajo que se impondrá, una vez superada la contingencia sanitaria por la pandemia de COVID-19, se desarrollará a través de un modelo híbrido en el que los colaboradores desarrollarán sus tareas tanto en casa como en la oficina. 

Para esto, se establecerán horarios que alternarán la asistencia en las oficinas para evitar aglomeraciones, convirtiéndose en espacios colaborativos a los que los trabajadores acudirán a realizar tareas específicas. 

En este sentido, las organizaciones deben considerar todas las alternativas necesarias para configurar un entorno de trabajo eficiente, seguro y que ofrezca todas las condiciones para que los empleados se sientan cómodos, seguros y tranquilos; más aún, cuando el regreso a la oficina es inminente y aún existen muchas dudas sobre la forma en la que se ejecutará este proceso.

De acuerdo con la consultora Deloitte, existen razones de peso que justifican el regreso a los tradicionales lugares de trabajo.

El acceso a recursos que los empleados no pueden tener en casa, tales como impresoras, internet, servidores, salas de juntas, son sólo algunos de los que justifican el desarrollo de actividades en oficinas. 

La seguridad, es otro aspecto a tener en cuenta, más aún cuando es indispensable implementar protocolos para evitar fugas de información. 

En este sentido, las organizaciones se encuentran frente al reto de configurar un modelo de oficina el cual además de garantizar la salud y bienestar de los empleados, debe ofrecer todas las herramientas de conectividad y digitalización necesarias para optimizar la productividad. 

En las oficinas es necesario implementar sistemas de seguimiento y control que les permitan maximizar su uso, hacer un monitoreo del cumplimiento de normas de distanciamiento que minimizan el riesgo de contagio de enfermedades. 

La digitalización ha modificado el entorno actual, nacen las ‘Smart Offices’ como respuesta al regreso a las oficinas y a la evolución natural de los espacios laborales teniendo como aliados los sistemas inteligentes. 

“Necesitamos nuevas estrategias que generen control para asegurar la continuidad de los negocios. La población de las oficinas se va a reducir gradualmente, por ello, es necesario reestructurar la forma de trabajar”, afirmó Erick Cepeda Diaz, managing director de Axity Colombia.

Tecnologías que hacen posible una ‘Smart Office’

El desafío para los empresarios se centra en poder desarrollar una transformación laboral colaborativa, que brinde facilidades para que los empleados puedan desarrollar sus labores en casa u oficina de forma eficaz. 

Existen varias soluciones tecnológicas que permiten un modelo de trabajo híbrido;  entre estas se encuentran las soluciones de trabajo On Site, que garantizan el bienestar de los colaboradores en las oficinas y al mismo tiempo les ayuda a ser más productivos. 

Algunas de ellas son: gestión de oficina coworking, monitoreo del estado de salud y gestión de la afluencia de personas a través de la solución Pox Vision, capaz de detectar zonas de la oficina donde se conglomeran los empleados, por medio de analiticas que permiten generar información avanzada proveniente de las cámaras Meraki MV.

Por otra parte, las soluciones de trabajo Home Office ofrecen una conexión a internet segura por medio de la plataforma NaaS@Home, la cual ayuda a extender la red de la compañía hasta los hogares de los empleados asegurando la seguridad de la información. 

Igualmente, se necesita el desarrollo de soluciones de trabajo mixtas las cuales facilitan la comunicación permanente con el grupo de trabajo. Aplicativos como el Cisco Webex Calling se han convertido en unas de las más utilizadas gracias a sus múltiples funcionalidades, seguridad y fácil uso. 

“En Axity, hemos entendido las necesidades de los colaboradores y ha sido por esto que hemos configurado nuestra propia “Smart Office”. Un completo sistema tecnológico que les permite incrementar la productividad y desarrollar sus tareas desde la oficina o sus residencias. Contamos con plataformas como Microsoft 365 y Cisco Webex, las cuales protegen su información con una VPN y protección de endpoint, entre otras que fomentan el trabajo colaborativo. Un modelo que podemos replicar con todos nuestros clientes”, sostuvo Cepeda. 
 
Adicional a estas plataformas, para ayudar y facilitar el retorno a las oficinas, se creó la aplicación Sensor C19 de Axity,  una herramienta que permite a las empresas y sus empleados regresar a los lugares de trabajo de una forma segura.

Sensor C19 responde a una serie de medidas que procuren el bienestar de todos, permitiendo la segmentación y control y que se ven reflejadas en las siguientes funcionalidades:

1. Bienvenida y registro inicial
2. Identificación de personas dentro de la organización que pertenezcan a un grupo vulnerable. 
3. Conocer el estado de salud de cada uno de los colaboradores. 
4. Saber qué personas de la empresa han sido diagnosticadas con COVID 19.
5. Mantener una distancia apropiada entre empleados y mantenerlos alerta para que tomen distancia de zonas conglomeradas.
6. Enviar recordatorios o alertas directamente a sus celulares.

Con Smart Office el equipo de IT cuenta con herramientas para facilitar la operatividad de la compañía. Esto se logra gracias a la integración y automatización de todos los componentes de la infraestructura IT:  equipos de servicio, de soporte, de automatización de procesos de analítica, entre otros. Son los ejes sobre los que se desarrolla un sistema eficiente y seguro, que responde a los requerimientos de cada organización en particular. 

“La tecnología debe de estar al alcance y servicio de todos para ayudar en estos momentos de incertidumbre. Para esto las organizaciones deben plantear una estrategia de transformación tecnológica, que permita realizar un retorno gradual a las oficinas, haciendo mucho énfasis en la seguridad tal y como lo plantea el Gobierno. Un factor que transmite confianza a los colaboradores para una gestión productiva” afirma Cepeda. 
 
Dichos espacios de trabajo digitales, proporcionan un impacto positivo en la motivación de los empleados al eliminar las barreras físicas de las oficinas tradicionales, contribuyendo a una experiencia y espacio innovador y participativo, lo que aporta una gran valor competitivo para cada empresa, de esto depende el éxito de una compañía. 

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